Одабир квалитетних кадрова је од стратешке важности за сваку организацију. Процес проналажења одговарајућих и квалитетних људи веома често може бити временски и трошковно захтеван, али трошак запошљавања погрешног кандидата далеко је већи и озбиљнији. Да би се у компанији запослили најквалитетнији и најкомпетентнији радници, потребно је имати јасно дефинисан процес запошљавања. Унапред дефинисани кораци, методе и процедуре запошљавања као и јасни циљеви које организација жели да оствари, чине овај процес ефикасним. Селекција кандидата представља велики изазов из разлога што проналажење, привлачење и задржавање талентованих људи није лак посао.Ако се узме у обзир да људи са којима радимо могу бити узрок наших успеха, али исто тако могу проузроковати и велики неуспех, процес селекције кандидата се не може обавити на брзину, без икаквих напора, без адекватног знања и трошкова. Највећи трошак за једну компанију представља запошљавање погрешне особе на одређено радно место.  Овај сложен процес представићемо кроз различите аспекте система управљања људским ресурсима у органима државне управе.

Кадровско планирање

Први и основни корак у проналажењу квалитетних кандидата јесте системско планирање људских ресурса спрам актуелних и будућих потреба, интерних и екстерних околности релевантних за организацију. Планирање подразумева динамичан процес идентификовања и дефинисања потреба организације за људским ресурсима у одређеном временском периоду, по занимањима, струци, броју, квалификацијама, компетенцијама запослених, а у складу са пословном и организационом политиком органа. Процес кадровског планирања се стога уређује одговарајућим организационим и правним документима. Добро планирање људских ресурса представља један али изузетно важан интерни процес који обезбеђује стабилно функционисање организације кроз време, истовремено квалитетно обављање послова у њеној надлежности, као и шире – остваривање  дугорочних планова целокупне организације.

Анализа радних места

Након правилно препознатих кадровских потреба неопходно је спровести анализу радних места. Под тим подразумевамо процес прикупљања релевантних информација о задацима и одговорностима на одређеном радном месту, и о стручним и психофизичким способностима и вештинама потребним за њихово успешно обављање.

Стручно урађена анализа радног места нам даје опис посла и спецификацију услова за запослене на њему, и чине један од главних елемента текста огласа за попуњавање упражњених радних места. Квалитетан опис посла је прегледан, али није предетаљан, реално одсликава све битне аспекте посла, наглашава кључне захтеване компетенције и омогућава правом кандидату да се препозна.

Процедуре у запошљавању

Предуслов за успешан и ефикасан процес регрутације и запошљавања јесте јасно дефинисан и уређен процес запошљавања. Процес селекције заснован је на компетенцијама, чиме се обезбеђује избор кандидата који најбоље може одговорити на захтеве радног места. Нормативни оквир спровођења конкурсног поступка обезбеђује фер и транспарентан процес, у којем сви кандидати имају подједнаке услове за конкурисање, учешће и процену у изборном поступку. Потребно је посветити пажњу и уредити сам изглед ии садржину огласа који, између осталог, садржи и податке о организацији, радном месту, условима, месту рада, компетенцијама и начину на које се исте проверавају у изборном поступку, року за подношење пријава. Дакле, текст огласа пружа релевантне информације кандидатима на основу којих они могу донети одлуку да ли желе да конкуришу, о поступку селекције који их очекује, као и како да се за њега припреме.

Конкурсна комисија 

За попуњавање радног места неопходно је да се формира конкурсна комисија, која би спроводила конкурсни поступак. Од кључне је важности да конкурсна комисија буде у потпуности упозната са изборним поступком, да познаје прописе и процедуру којом се уређује поступак попуњавањ радних места као и да сваки члан комисије зна своју улогу, дужности и задатке током спровођења изборног поступка.

Конкурсна комисија је дужна да обезбеди фер, објективан и транспарентан изборни процес свим кандидатима. Комисија као носилац целокупне процедире мора бити посвећена, едукована и професионална. Комисија води, надгледа и учествује у процесу провере компетенција, по потреби ангажује и друге стручњаке. Такође, организује прикупљање свих података током изборног процеса и води рачуна о поверљивости и тајности података до којих долази.

Важно је имати у виду да је изборни поступак двосмеран процес у коме не само да се кандидат труди да остави добар утисак на комисију, већ се и комисија труди да остави позитиван утисак на кандидата. Дакле, организација бира запосленог, али и кандидати бирају где желе да раде. 

Оглашавање

Поред саме садржине огласа важно је и место оглашавања, јер коришћењем више врста медија за оглашавање можемо допрети до већег броја потенцијалних кандидата.

Свакој организацији на располагању су различити начини оглашавања, огласне табле, Национална служба за запошљавање, интернет презентације. Промоција упражњених радних места на друштвеним мрежама постаје све популарнија и заслужује више пажње. Рекламирање и оглашавање на интернет порталима и друштвеним мрежама је ефикасан и брз начин да се допре до већег броја људи.

Квалитетни кадрови се могу наћи, зато је важно како шаљемо поруку ка њима. Активна улога саме организације која запошљава у рекламирању, оглашавању и представљању саме себе је кључна и неопходна. Селекција и запошљавање је двосмеран процес, јер организација настоји пронаћи најбољу особу за упражњено радно место, али исто тако, кандидат бира потенцијалног послодавца, смер развоја своје каријере, место рада, радну околину и сл.

Пријава

Након састављања текста огласа и самог оглашавања започиње поступак прикупљања пријава. Само конкурисање може бити олакшано кандидатима тако што ће кандидат аплицирати само путем пријавног обрасца, без подношења целокупне документације. Образац треба да садржи основе податке о особи, о стеченом образовању и стручном усавршавању. Правилно попуњавање пријавног обрасца и предаја је заправо први контакт између организације која попуњава и особе односно кандидата који жели да заснује радни однос. Кандидат мора водити рачуна о року за подношење пријава, тачности и прецизности података које уноси, сама пријава мора бити читљива, потпуна и тачна. Пријавни образац као први алат у селекцији представља почетак прикупљаља свих значајних информација о кандидату.

На основу пристиглих пријава врши се предселекција кандидата и  доноси се одлука ко улази у изборни поступак, а чија се пријава елиминишу.

Процена компетенција

За кандидате који су ушли у поступак селекције организује се и спроводи провера компетенција. Професионално спроведена селекција подразумева проверу различитх компетенција путем више метода провере. Изборни поступак који је темељан и свеобухватан може бити  организован фазно, где је свака фаза елиминаторног карактера.

Почетне провере су општег типа, док се касније проверавају и мере специфичније компетенције. Сваки кандидат под једанким условима учествује у изборном поступку, чиме је олакшано међусобно поређење кандидата. Поступак провера компетенција јесте још један од начина прикупљања информација о кандидатима, њиховом знању, вештинама, оспособљеностима и карактеристикама личности. Професионална процена компетенција захтева јасна правила и систем бодовања, одговарајуће методе и технике провера, као и обучене процењиваче.

Завршни разговор

Завршни разговор је последња фаза изборног поступка за који се припремају како чланови конкурсне комисије тако и сами кандидати. У поступку попуњава радних места изузетно је важно имати у виду да завршни разговор треба да буде двосмеран процес у коме не само да се кандидат труди да остави добар утисак на комисију, већ се и комисија труди да остави позитиван утисак на кандидата. Сам  интервју служи да конкурсна комисија процени у којо мери је изражена мотивација кандидата за рад на одређеном радном месту. Из перспективе кандидата, циљ завршног разговора са комисијом је да утврди да ли му одговара конкретан посао, али и рад у датој организацији.

 У том смислу, завршни разговор комисије са кандидатом је прилика да кандидату буде предочен реалистичан приказ посла и да буде информисан о свим аспектима посла који га занимају, како би могао да донесе коначну одлуку о томе да ли заиста жели тај посао или не.

Бирање најбољих

Након завршених провера и процена интегришу се сви подаци о кандидатима који су учествовали у изборном поступку. Задатак конкурсне комисије је да обједини све информације, постигнућа кандидата у различитим фазама и препозна кандидате са аутентичном мотивацијом за рад. Најбољи су они кандидати који имају висок проценат потребних вештина, пуно потенцијала и јаку мотивацију за рад и давање доприноса. Организација настоји запослити најбољу и најквалитетнју особу за упражњено радно место, али исто тако, кандидат бира потенцијалног послодавца, смер развоја своје каријере, место рада, радну околину и сл.

Ако се донесе лоша одлука у погледу одабира кандидата, добар део времена руководиоци могу утрошити на бављење лошим извршиоцем и последицама његових поступака, што може утицати на свеукупан учинак организационе јединице.

Бирањем најбољих и најквалитетнијих кандидата унапређује се рад организације и обезбеђује висок квалитет у пружању услуга корисницима. Само професионални и одговорни запослени могу успешно да остваре све захтеве који се пред њих постављају у раду.

Евалуација поступка селекције

Након завршених конурсних поступака свака организација мора проценити свој рад и утврдити колико је била успешна у процесу попуњавања радних места. Евалуација изборног поступка врши се од стране свих учесника.  Сврха извештавања је да укаже на реалну ситуацију процеса попуњавања упражњених радних места, евалуацију свих појединачних фаза конкурса и целокупног процеса у односу на трошкове, трајање и квалитет одабраних кандидата. Евалуација изборног поступка је неопходан и важан процес јер може бити покретач за промену и достизање бољег квалитета изборног процеса. Евалуација поступка селекције представља проналажење, евидентирање и отклањање недостатака који постоје у процедури ради побољшања квалитета запошљавања кадрова у организацији.

На основу добијених резултата евалуације, анализе и упоређивања истих доносе се мере и предлози за унапређење самог поступка. Евалуација није контрола, оптуживање, санкционисање појединаца, већ помоћ у раду, позитивна активност која има за циљ да побољша квалитет изборног поступка.