Будући да свака организација тежи да постави експерте на одговорне и лидерске позиције, дешава се да особе које су до недавно биле одлични инжењери, правници, програмери, инспектори итд, треба да се снађу и у улози некога ко управља тимом, координише рад, гради и одржава мотивацију сарадника и читавог тима, прати развој и учење појединаца и обавља све остало што је саставни део одговорности и послова некога ко се налази на руководећој позицији. Како би што адекватније могли да одговоре на нове улоге, неопходно је да се лидери добро упознају са многим управљачким областима, а можда на првом месту да изучавају концепт компетенција и начине за њихово унапређивање. Свим руководиоцима (новим и онима са искуством) се препоручује да се упознају са областима које им могу бити од значаја за препознавање, али и развој финих вештина, које су неопходне уколико желе да своју дужност испуњавају не само ваљано, него и најбоље и најодговорније могуће. У преводу, препоручује се да развијају компетенције повезане са облашћу управљања људским ресурсима.

Области које су добра полазна основа за развијање ове компетенције су свакако:

• Комуникација (Асертивна комуникација, Вештине давања конструктивних повратних информација),
• Изградња тима,
• Управљање конфликтима,
• Управљање стресом и стресним ситуацијама,
• Мотивација запослених,
• Развој и усавршавање сарадника.

Служба за управљање кадровима на својој вибер заједници већ недељама уназад објављује текстове који се односе на развијање вештина и умећа пружања (и примања) конструктивне повратне информације. У наредним редовима, прочитајте неке основне препоруке и информације које могу допринети побољшању комуникације са сарадницима, али и побољшању ефективности и учинка тима, те и самом његовом развоју и развоју сваког појединца.

• Моћ повратне информације
• „Сендвич“ техника
• Добро – боље – најбоље техника
• Препоруке за пружање конструктивне повратне информације

Моћ повратне информације

Повратна информација би најједноставније могла да се дефинише као мишљење о томе како је нека особа нешто урадила. Може да служи као метода којом се појединцу помаже да унапреди вештине или учинак, али и као потврда о постојећим вештинама, талентима или добрим резултатима. Да би испунила свој циљ - побољшање особе у датој активности, пожељно је применити неку од техника и смерница за конструктивно давање повратних информација, како би особа могла да извуче макималну корист од ње. Пожељно је да се размењује на свим нивоима, а нарочито од стране руководиоца ка извршиоцима.

„Сендвич“ теника

Сама реч повратна информација (енглески feedback), указује на њену суштину - „узвратити“ нечим (give back) што ће друге „нахранити“ (feed), а не пружити им само увид у грешке и оно што треба исправити. Из тог разлога, користи се „сендвич“ техника, која сугерише да прво наведемо нешто што је добро, затим нешто што треба исправити, па поново наведемо нешто позитивно, односно пружимо похвалу или потврду за нечији рад. Са овом техником је пожељно бити опрезан, зато што се дешава да се наведу три ствари које баш и нису повезане, па то може да звучи: „Свиђа ми се како разговараш са колегама, мислим да треба уредније да водиш документацију, али шале су ти заиста добре“. Пожељно је да се пружалац повратне информације води чињеницама, а не сопственим опажањем истих, односно, да се фокусирамо на понашање, оно што је неко урадио, а не да помињемо његове особине, темперамент, мишљење, карактер.

Добро - Боље – Најбоље техника

 а састоји се из 3 корака:

1. Наведемо оно што је особа добро урадила (или ради)
2. Наведемо шта може да буде боље (шта би било добро да побољша)
3. Истакнемо шта је било најбоље (или шта најбоље ради).

Уз ову технику, прималац повратне информације може да уочи да постоји простор за побољшање, али да се вреднују и позитивни аспекти његовог рада и посла.

Препоруке за пружање конструктивне повратне информације

Да би повратна информација испунила свој циљ, постоје одређена 'правила' која би било лепо поштовати, било да смо давалац или прималац поруке. Често постоји аверзија према давању повратне информације, услед страха да ће се друга особа наљутити или услед уверења да се „свакако ништа неће променити“. У галерији погледајте препоруке којима се можемо водити приликом давања, односно пружања повратне информације.

Како прихватити повратну информацију?

Већина често има отпор да саслуша повратну информацију од других, пре свега јер им се не допада начин и речник којим је неко пружа, а затим из жеље да избегне потенцијалну непријатност. Поједини људи не умеју да приме ни уваже како критику, тако ни похвалу. Критика се тешко прихвата најчешће јер особа има осећај да јој неко неправедно скреће пажњу на нешто за шта сматра да се довољно залагала и потрудила да уради, али и због тога што не препознаје позитивну намеру код онога који јој се обраћа. Исто тако, када им неко упућује похвалу, поједини се постиде и чак поричу лепе речи које су им упућене, из неке личне скромности.

Када нам неко упућује негативну повратну информацију, честа су „правдања“ којим покушавамо да објаснимо неке наше поступке и понашања, активно се укључујемо у разговор и размену, где би заправо било корисније да у том тренутку стрпљиво саслушамо и искључиво се фокусирамо на то коју поруку давалац повратне информације жели да нам пружи.

Када нам неко пружа повратну информацију, најзначајније правило које можемо да применимо је -  ЋУТИ И СЛУШАЈ. Дакле пожељно је не говорити ништа, не дискутовати, не коментарисати, не објашњавати и не расправљати, само САСЛУШАТИ. Уколико се повратна информација односи на неки одрађени задатак или посао, може се записивати нешто од онога што смо управо чули, како би нам било лакше за каснију примену. Тек када је пружалац повратне информације завршио своје образлагање, можемо да својим речима укратко сажмемо, односно, резимирамо шта смо управо чули и проверимо како смо разумели. Тада можемо да затражимо и додатна појашњења, уколико уочавамо да се наше разумевање онога што смо чули не слаже најбоље са оним што је давалац повратне информације желео да нам поручи.

На крају, каква год да је повратна информација, позитивна или негативна, професионално је ЗАХВАЛИТИ СЕ даваоцу. Због чега? Свака повратна информација коју нам неко пружи се може посматрати као поклон, односно, као информација како неко посматра и вреднује наш рад и понашање. Некада ће нам повратна информација коју смо добили више пријати, некада мање, али у сваком случају може бити КОРИСНА, због тога је 'поклон'.

Из грешака се често учи више него из успешних ситуација. На крају, није важно колико нам је нешто пријало или не, него шта смо из тога научили. Како смо ту неку повратну информацију употребили и колико смо захваљујући њој сада бољи него раније. А уз добре препоруке, научиће и други како да нам повратне информације што конструктивније пруже.